Scouting Loevestein is een groepsvereniging met volledige rechtsbevoegdheid.

De groepsvereniging kent de volgende structuur:

Er zijn 6 speltakken:  

Deze speltakken hebben leidingteams die periodiek samenkomen in de vlootraad. De vlootraad valt onder verantwoordelijkheid van het groepsbestuur.

Het groepsbestuur is belast met het algemene bestuur van de vereniging met uitzondering van het beheer van de roerende en onroerende zaken. Het groepsbestuur is benoemd door de groepsraad uit de algemene ledenvergadering van de groepsvereniging. Bestuursleden worden conform de statuten benoemd voor een periode van 2 (afgevaardigde van de leiding) of 3 jaar (overige bestuursleden).

Binnen de vereniging, maar juridisch zelfstandig, functioneert het stichtingsbestuur, dat belast is met het materiële beheer.

Groepsraad

De algemene ledenvergadering van de groepsvereniging wordt gevormd door de groepsraad.  De groepsraad bestaat uit:

• de leden van het groepsbestuur.

• de leidinggevenden van alle speltakken.

• de overige personen, die een functie in de groepsvereniging vervullen.

• afgevaardigden namens de leden van elke tot de groepsvereniging behorende leeftijdsgroep. Bij de leeftijdsgroepen met minderjarige jeugdleden is de afgevaardigde een wettelijke vertegenwoordiger van een lid van de leeftijdsgroep.

De groepsraad is verantwoordelijk voor

• Het goedkeuren van het beleid in de groepsvereniging, middels het vaststellen van een meerjarenplan, een jaarplan en een jaarlijkse begroting.

• Het, o.a. aan de hand van een jaarverslag en een financieel verslag, controleren van de uitvoering van het beleid en andere besluiten en afspraken welke door de groepsraad zijn vastgesteld.

De groepsraad neemt besluiten over:

• Het beleid in de groepsvereniging.

• De benoeming van de leden van het groepsbestuur en stichtingsbestuur.

• De benoeming van een vertrouwenspersoon voor de groepsvereniging.  

• De benoeming van anderen die een functie bij de groepsvereniging vervullen.

De groepsraad vergadert ten minste eenmaal per jaar. Leden van het regiobestuur en het landelijk bestuur hebben toegang tot de vergaderingen van de groepsraad, mits zij hun bezoek van tevoren aankondigen. Zij hebben spreekrecht.  Van de vergaderingen van de groepsraad wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt toegezonden aan de leden van de groepsraad en aan eventuele andere aanwezigen.   

Tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald, worden besluiten in de groepsraad genomen met een eenvoudige meerderheid van uitgebrachte stemmen. Blanco stemmen tellen niet mee ter bepaling van de uitslag van de stemming. De stemming over personen geschiedt schriftelijk. Stemmen bij volmacht is niet toegestaan.  

Groepsbestuur

Het bestuur van de groepsvereniging wordt gevormd door het groepsbestuur. Het groepsbestuur bestaat tenminste uit:

• De groepsvoorzitter
• De groepssecretaris
• De groepspenningmeester
• De groepsbegeleider
• De oudervertegenwoordiger
• De vertegenwoordiger uit de Vlootraad

De benoeming van de leden van het groepsbestuur:  

De leden van het groepsbestuur worden door de groepsraad benoemd voor een periode van drie jaar. Herbenoeming is mogelijk. De functies van groepsvoorzitter en groepsbegeleider zijn onverenigbaar met de functie van leidinggevende bij een speleenheid. De functie van voorzitter, secretaris en penningmeester zijn ook onverenigbaar.

Het groepsbestuur stelt een rooster van aftreden op. Elk jaar treedt een derde of daaromtrent van de leden van het groepsbestuur af volgens het rooster. Indien een lid van het groepsbestuur aftreedt voor het einde van de termijn waarvoor hij/zij was benoemd, wordt door een tussentijdse benoeming in zijn/haar vervanging voorzien.

Het groepsbestuur is belast met het algemeen bestuur van de vereniging.  Verdere taken zijn:

1. Het voorbereiden en uitvoeren van het beleid van de groep.
2. Het voorbereiden en bijeenroepen van de groepsraad.
3. Het voorbereiden van een meerjarenplan, een jaarplan en een jaarlijkse begroting.
4. Het uitbrengen van een jaarverslag over de gang van zaken in de groepsvereniging.
5. Het voorbereiden van een financieel jaarverslag.
6. Het verschaffen van alle informatie die de groepsraad nodig heeft om het beleid vast te stellen en te controleren.
7. Het bewaken van het kwalificatieniveau van de speleenheden en kaderleden.
8. De representatie van de groep.
9. Het stimuleren tot deelname aan groeps-, regio- en landelijke activiteiten.
10. De groepsadministratie; het beheren van de geldmiddelen van de groepsvereniging in de persoon van de groepspenningmeester.
11. Nauw overleg met het stichtingsbestuur omtrent groepsbezittingen en materiële belangen.

 

Vlootraad

De vlootraad is het overleg dat eenmaal per 6 weken plaatsvindt met de leidinggevenden van alle speltakken en de praktijkbegeleider, de groepsbegeleider en (minimaal eenmaal per jaar) de verschillende groepsbestuursleden.

Tijdens de Vlootraad worden lopende zaken besproken die te maken hebben met de wekelijkse opkomsten, de kampen en verschillende andere activiteiten/acties.

In de vlootraad worden standpunten bepaald ten aanzien van voorstellen over de spelmethode en worden de spelinhoudelijke en speltechnische zaken betreffende de leeftijdsgroep besproken.

De vlootraad heeft het recht een kandidaat voor te dragen ter benoeming door de groepsraad in het groepsbestuur.

Eén vertegenwoordiger van de jeugdleden vanuit vlootraad, neemt zitting in het groepsbestuur.

 

Stichtingbestuur

Het Stichtingsbestuur staat in dienst van de vereniging, zoals ook het groepsbestuur en de vlootraad. Het doel van de Stichting om de vereniging te ondersteunen om het Scoutingspel zo goed mogelijk te kunnen laten plaatsvinden. En de kinderen en leiding daarin alle ruimte te geven en verder te faciliteren.

Wat zijn de belangrijkste taken van het Stichtingsbestuur?

· Het beheren en onderhouden van de gebouwen, vletten, het steiger en de terreinen

· Het beheren en onderhouden van overige gedefinieerde materialen

· Aanschaf van goederen en zaken ter vervanging of uitbreiding die onder verantwoordelijkheid van de stichting vallen

· Het opstellen en onderhouden van een meerjarenbeleid wat alles omvat wat onder de verantwoording van het Stichtingsbestuur valt

· Het initiëren van acties om geld in te zamelen

· Het verhuren van de gebouwen (waar nodig) volgens vastgesteld schema

· Vergadert één keer per jaar samen met het groepsbestuur van Scouting Loevestein.

de verantwoordelijkheden van het Stichtingsbestuur:

De Stichting heeft ten doel behulpzaam te zijn bij de verwezenlijking van de doelstelling van de groepsvereniging door de financiële en materiële belangen van de groepsvereniging te behartigen en voorts al hetgeen met e.e.a. rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woord. Zij is gerechtigd zelfstandig beslissingen daartoe te nemen. Daarbij wordt de visie voor het te volgen beleid afgestemd op het beleid van de groepsvereniging.

De Stichting tracht dit doel onder meer te bereiken door

· Het behartigen van de financiële en materiële belangen van de groepsvereniging

· Het verkrijgen en beheren van goederen, waaronder registergoederen, dienstbaar aan de groepsvereniging

· Alle overige geoorloofde middelen die niet in strijd zijn met het doel en de belangen van de groepsvereniging of van de stichting met inachtneming van de statuten.

Bovenstaande doelstelling betekent in de dagelijkse praktijk dat de Stichting voor de Vereniging o.a. het terrein, pand(en), de vletten met bijbehorende uitrusting, de steiger, kampeermaterialen (exclusief keukengerei), gereedschappen en overige gedefinieerde materialen onderhoudt en beheert, waar nodig vervangt en de verantwoordelijkheden hierover vastlegt. Neventaken daarbij zijn o.a. de verhuur van het pand en het geldig houden van de gebruiksvergunning. De Stichting legt jaarlijks verantwoording af aan de Groepsraad van Scouting Loevestein.